1. Chức năng
Phòng Hành chính - Kế toán có chức năng tham mưu, giúp
Giám đốc thực hiện công tác hành chính – kế toán; công tác tổ chức nhân sự, lao
động, tiền lương; công tác quản trị và công tác tài chính kế toán.
2. Nhiệm vụ
a) Về Hành chính
- Thực hiện công tác hành chính,
công tác văn thư lưu trữ:
+ Tiếp nhận, phát
hành, lưu trữ các văn bản của Quỹ theo quy định, bảo đảm các văn bản ban hành
đúng về hình thức, thể thức theo quy định;
+ Quản lý việc sử dụng con dấu, ấn chỉ
của Quỹ theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý hồ sơ, giấy tờ liên quan đến
biện pháp bảo đảm tiền vay của Quỹ (như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy
chứng nhận đăng ký xe ô tô, thẻ tiết kiệm,…);
+ Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới
thiệu, giấy đi đường, nghỉ phép, đi học, sao y,...
- Công tác tổng hợp:
+ Tổng hợp,
thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Quỹ cho cơ quan
quản lý theo quy định;
+ Quản lý trang web,
facebook Quỹ; hệ thống mạng thông tin nội bộ; bảo mật thông tin;
+ Công tác tổ chức,
nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, phân loại, thi đua, khen thưởng,
kỷ luật; quy hoạch, đề
bạt, bổ nhiệm, điều động, nghỉ hưu; bảo vệ nội bộ; theo dõi, quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ
cá nhân của cán bộ, người lao động;
+ Công tác an toàn lao động, bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chăm sóc sức khỏe và giải quyết các chế độ
chính sách khác đối với
cán bộ, người lao động theo quy định; giữ mối quan hệ với các tổ
chức đoàn thể và người lao động;
+ Phối hợp để tham
mưu và tổ chức thực hiện các quy định về lao động, tiền lương; theo dõi nghỉ phép, chấm công, chế độ
thai sản;
+ Tham mưu các chỉ tiêu để nâng hạng
Quỹ; Đăng ký thi đua khen thưởng và sáng kiến kinh nghiệm hằng năm;
+ Quản
lý, duy tu, bảo dưỡng trụ sở, hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương
tiện làm việc, đi lại; thực
hiện bố trí trong trụ sở, khuôn viên cơ quan; bảo đảm môi trường, cảnh quan, an
ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh nơi làm việc và khu vực trụ sở cơ quan;
+ Thực hiện công tác hậu cần, lễ
tân, tiếp khách; bảo đảm
phương tiện, điều kiện vật chất; bố trí phòng họp, hình thức, nghi lễ theo quy
định trong các phiên họp Quỹ, các buổi họp, làm việc, tiếp khách, đi công tác của
Ban Giám đốc, các phòng nghiệp vụ;
+ Thực hiện kế hoạch tổ chức các hoạt động
chào mừng các ngày lễ, tết trong năm (treo cờ, khẩu hiệu, trang trí, lịch trực
cơ quan ...); việc hiếu, hỷ, chúc mừng sinh nhật, thăm ốm đau,... của cán bộ, người lao động, tứ
thân phụ mẫu;
+ Theo
dõi, kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế cơ quan,
tình hình triển khai thực hiện các chỉ đạo của Giám đốc Quỹ.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do
Giám đốc phân công.
b) Về Kế toán
-
Xây dựng, trình ban hành các quy chế nghiệp vụ liên quan đến công tác tài chính
và kế toán.
- Xây dựng kế hoạch tài
chính hằng năm và kế hoạch tài chính 05 năm.
- Lập báo cáo tài chính 06 tháng, năm theo quy định đúng thời hạn;
quyết toán chênh lệch thu chi; phân phối chênh lệch thu chi hằng năm.
- Quản lý, sử dụng có hiệu
quả các nguồn vốn của Quỹ, đảm bảo nguyên tắc hoạt động của Quỹ theo quy định tại
Điều lệ Quỹ:
+ Theo dõi tiền gửi tại
các ngân hàng thương mại, đề xuất kỳ hạn tiền gửi, đàm phán lãi suất tiền gửi để
tham mưu lãnh đạo sử dụng vốn có hiệu quả;
+ Phối hợp với các phòng
nghiệp vụ để tham mưu kế hoạch sử dụng vốn hiệu quả cho các hoạt động
như: Tiền gửi, cho vay, đầu tư,...
-
Theo dõi tình hình biến động tài sản, nguồn vốn; trích khấu hao TSCĐ; kiểm kê
công cụ dụng cụ,…
- Thực
hiện giải ngân đối với các hoạt động Quỹ được ủy thác giải ngân và ủy thác cho
vay theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh hoặc các Quỹ tài chính, tổ chức tín dụng theo
quy định của pháp luật.
- Chấp
hành tốt việc thanh tra, kiểm tra tài chính của các cơ quan có thẩm quyền theo
quy định của pháp luật.
- Tham
mưu các vấn đề liên quan đến việc bổ sung vốn điều lệ của Quỹ.
- Lưu giữ, bảo
quản hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do
Giám đốc phân công.
3. Quyền hạn
- Yêu cầu các phòng nghiệp vụ khác có
liên quan cung cấp đầy đủ kịp thời tài liệu liên quan đến công tác kế toán và
giám sát tài chính.
- Được chủ
động giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu quan để tổ chức
thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên.
- Nhắc nhở cán bộ, người lao động chấp
hành tốt nội quy, quy định, quy chế làm việc cơ quan.
- Được đề nghị các phòng nghiệp vụ
cung cấp các tài liệu, hồ sơ để kiểm tra theo chương trình, kế hoạch của Quỹ; hồ
sơ liên quan đến việc khởi kiện các tổ chức vi phạm hợp đồng kinh tế và các cam
kết với Quỹ.